POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. PROPÓSITO.

    La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.
  1. RESPONSABLE.

    Razón Social: SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A.
    Dirección: Carrera 80 # 11A – 51 oficina 502, Centro Comercial San Andresito del Sur
    Ciudad: Cali, Departamento: Valle del Cauca
    País: Colombia
    Correo Electrónico: protecciondedatos@stt-solutions.com
    Teléfono: (57 2) 5245303 
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

    La presente política de tratamiento de la información empieza a regir el día 15 de enero de 2014. La vigencia de la base de datos es indefinida mientras no sea modificada por parte de las autoridades competentes o a solicitud del Titular.
  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En ejercicio de su objeto social, SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A., a través de los colaboradores que hacen parte de Servicio al Cliente, Proyectos y Soporte TI, realiza el Tratamiento de datos personales de: empleados y familiares, clientes y sus respectivos empleados, contratistas de clientes y sus respectivos empleados, proveedores y participantes de los procesos de selección de personal. El tratamiento de los datos personales, incluye la transmisión o transferencia y almacenamiento temporal de cierta información personal, durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos en el marco del desarrollo, implementación y soporte de sus productos o servicios. 

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso sean considerados activos o inactivos: 

  • a) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo  de Softtronics Solutions  S.A., tales  como  pagos  de nómina,  pagos  y  reportes  al  sistema  general  de  seguridad  social  en salud,  atención  de consultas,  peticiones,  solicitudes,  acciones  y  reclamos,  hechas  por el  Titular  de  la información  o  por  sus  legitimarios,  o  por  entidades  del  sistema general  de  seguridad social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.

  • b) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS  DE  CONTRATISTAS,  que  prestan servicio  en  instalaciones  de Softtronics Solutions  A o en las instalaciones de  los  clientes  de  ésta: Permitir  a Softtronics Solutions S.A. cumplir  con  las  obligaciones  contractuales  a  su  cargo,  tales  como asignación  y  control  de  elementos  tecnológicos,  materiales,  equipos,  identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención   respuesta   de   consultas,   peticiones,   solicitudes, acciones y reclamos, hechas por  el Titular de la información o por sus legitimarios.
  • c) DE CLIENTES: tiene como finalidad permitir el cumplimiento contractual y los propios de la relación comercial tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley, por contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, sistema de calidad, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

  • c) DE EMPLEADOS DE CLIENTES, CONTRATISTAS DE CLIENTES Y SUS RESPECTIVOS EMPLEADOS: tiene como finalidad permitir el cumplimiento contractual y los propios de la relación comercial durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos en el marco del desarrollo, implementación y soporte de los productos o servicios de Softtronics Solutions S.A.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
  • f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

    Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo protecciondedatos@stt-solutions.com
  • a) Consultas: SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. tendrá un plazo de hasta (10) días hábiles para responder consultas, a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.
  • b) Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, Podrá presentar un reclamo a SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico protecciondedatos@stt-solutions.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
  • c) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. 

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento, vencido el plazo máximo legal en el cual SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. tiene la obligación de conservar los datos personales, o por solicitud expresa de sus clientes en los casos que aplicare, SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. ó el encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. En los casos en que la información resida en medios digitales, para la supresión se utilizarán herramientas informáticas que garantizarán la eliminación permanente y la imposibilidad de recuperación de los datos.

SOFTTRONICS SOLUTIONS S.A. y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

 

  1. CANALES DE HABEAS DATA.

Las consultas, solicitudes y reclamos se formularán mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento de datos personales, al correo electrónico protecciondedatos@stt-solutions.com.